Il controllo dipendenti è un argomento delicato che andiamo ad affrontare con cognizione di causa

Ogni azienda ha il diritto di esercitare una qualche forma di controllo dipendenti per verificare eventuali comportamenti scorretti e condotte illecite. Ciò, tuttavia, deve avvenire nei limiti consentiti dalla legge, per non ledere il diritto alla privacy del lavoratore.

Cosa dice la normativa a questo riguardo e quali sono i margini per sorvegliare l’operato dei dipendenti?

Il controllo dipendenti a distanza

Il controllo dei dipendenti tramite GPS è uno strumento molto utile per le aziende, ma soggetto a precise limitazioni. La geolocalizzazione, tanto per cominciare, deve essere legata a ragioni strettamente professionali: deve essere finalizzata, cioè, a ottimizzare i processi o motivata da obiettivi legati alla sicurezza.

È il caso, ad esempio, del monitoraggio delle auto aziendali per verificare eventuali infrazioni e il rispetto del codice della strada.

Le informazioni raccolte non devono essere destinate a usi estranei a questi scopi e devono essere conservate per un periodo di tempo limitato.

Il lavoratore, ha diritto a essere informato circa le modalità di controllo effettuate dall’azienda. Inoltre, deve poter conoscere nel dettaglio le linee guida per l’utilizzo della strumentazione aziendale.

Il controllo dipendenti attraverso PC ed e-mail aziendali

Per quanto riguarda il controllo dei computer dei dipendenti, un caso particolare riguarda l’accesso alla mail aziendale.

Nel caso degli account nominativi, il controllo delle e-mail dei dipendenti è complicato dal fatto che queste ultime sono equiparate alla corrispondenza privata e, quindi, coperte da privacy.

È buona norma, dunque, regolamentarne l’utilizzo attraverso specifiche policy interne volte a stabilire, in particolare, che la mail aziendale possa essere utilizzata esclusivamente ai fini lavorativi.

Il controllo del computer dei dipendenti, in ogni caso, non deve coinvolgere i dati sensibili. L’orientamento sessuale, ad esempio, è tutelato contro eventuali condotte discriminatorie.

Anche i social network sono uno strumento largamente utilizzato per controllare i dipendenti. Come noto, in particolari casi è stato addirittura previsto il licenziamento del lavoratore, colpevole di aver condiviso foto e commenti negativi riguardanti il capo o l’ambiente di lavoro.

Il presupposto è che i contenuti postati sui social possano, per definizione, attirare l’attenzione di soggetti terzi: ciò avviene sistematicamente, del resto, in fase di recruiting.

Il controllo dei telefoni aziendali

Veniamo ora al capitolo dei telefoni aziendali e del controllo delle telefonate dei dipendenti. In caso di violazioni da parte del lavoratore, quest’ultimo rischia sanzioni disciplinari più o meno gravi.

Al tempo stesso, però, l’azienda è tenuta a esercitare il controllo a distanza – di cellulari, tablet e altri dispositivi per il lavoro in mobilità – nel rispetto della normativa sulla privacy.

L’installazione di sistemi di controllo a distanza può essere prevista per esigenze particolari e concordata con sindacati o autorizzata dall’ispettorato.

Se raccolti in modo lecito, i dati possono essere destinati a tutti gli utilizzi connessi al rapporto lavorativo.

In altre parole, possono offrire il presupposto per una sanzione disciplinare.

Anche nel caso del telefono fisso, l’abuso da parte del lavoratore per fini personali può mettere in discussione il patto di fedeltà tra il dipendente e l’azienda e arrecare un danno.

In sintesi, per attuare il controllo dei dipendenti è necessario verificare le modalità più adeguate per agire nel rispetto della normativa. Solo in questo modo, infatti, sarà possibile utilizzare a fini legali le eventuali evidenze che attestino la condotta scorretta del lavoratore.

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