Il controllo dipendenti è un argomento delicato che andiamo ad affrontare con cognizione di causa
Ogni azienda ha il diritto di esercitare una qualche forma di controllo dipendenti per verificare eventuali comportamenti scorretti e condotte illecite. Ciò, tuttavia, deve avvenire nei limiti consentiti dalla legge, per non ledere il diritto alla privacy del lavoratore.
Cosa dice la normativa a questo riguardo e quali sono i margini per sorvegliare l’operato dei dipendenti?
Il controllo dipendenti a distanza
Il controllo dei dipendenti tramite GPS è uno strumento molto utile per le aziende, ma soggetto a precise limitazioni. La geolocalizzazione, tanto per cominciare, deve essere legata a ragioni strettamente professionali: deve essere finalizzata, cioè, a ottimizzare i processi o motivata da obiettivi legati alla sicurezza.
È il caso, ad esempio, del monitoraggio delle auto aziendali per verificare eventuali infrazioni e il rispetto del codice della strada.
Le informazioni raccolte non devono essere destinate a usi estranei a questi scopi e devono essere conservate per un periodo di tempo limitato.
Il lavoratore, oltretutto, ha diritto ad essere informato circa le modalità di controllo effettuate dall’azienda e deve poter conoscere nel dettaglio le linee guida per l’utilizzo della strumentazione aziendale.
Il controllo dipendenti attraverso pc e e-mail aziendali
Per quanto riguarda il controllo dei computer dei dipendenti, un caso particolare riguarda l’accesso alla mail aziendale. Nel caso degli account nominativi, il controllo delle e-mail dei dipendenti è complicato dal fatto che queste ultime sono equiparate alla corrispondenza privata e, quindi, coperte da privacy.
È buona norma, dunque, regolamentarne l’utilizzo attraverso specifiche policy interne volte a stabilire, in particolare, che la mail aziendale possa essere utilizzata esclusivamente ai fini lavorativi.
Il controllo del computer dei dipendenti, in ogni caso, non deve coinvolgere i dati sensibili come l’orientamento sessuale del lavoratore: quest’ultimo, infatti, è tutelato contro eventuali condotte discriminatorie.
Anche i social network sono uno strumento largamente utilizzato per controllare i dipendenti. Come noto, in particolari casi è stato addirittura previsto il licenziamento del lavoratore, colpevole di aver condiviso foto e commenti negativi riguardanti il capo o l’ambiente di lavoro.
Il presupposto è che i contenuti postati sui social possano, per definizione, attirare l’attenzione di soggetti terzi: ciò avviene sistematicamente, del resto, in fase di recruiting.
Il controllo dei telefoni aziendali
Veniamo ora al capitolo dei telefoni aziendali e del controllo delle telefonate dei dipendenti. In caso di violazioni da parte del lavoratore, quest’ultimo rischia sanzioni disciplinari più o meno gravi.
Al tempo stesso, però, l’azienda è tenuta a esercitare il controllo a distanza – di cellulari, tablet e altri dispositivi per il lavoro in mobilità – nel rispetto della normativa sulla privacy.
L’installazione di sistemi di controllo a distanza può essere prevista per esigenze particolari e preventivamente concordata con sindacati o autorizzata dall’ispettorato.
Se raccolti in modo lecito, i dati possono essere destinati a tutti gli utilizzi connessi al rapporto lavorativo: in altre parole, possono offrire il presupposto per una sanzione disciplinare.
Anche nel caso del telefono fisso, l’abuso da parte del lavoratore – ovvero l’utilizzo ai fini personali – può mettere in discussione il patto di fedeltà tra il dipendente e l’azienda e arrecare un danno economico a quest’ultima.
In sintesi, per attuare il controllo dei dipendenti è necessario verificare le modalità più adeguate per agire nel rispetto della normativa. Solo in questo modo, infatti, sarà possibile utilizzare a fini legali le eventuali evidenze che attestino la condotta scorretta del lavoratore.
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