Da tempo le email hanno soppiantato fax e raccomandate e sono largamente utilizzate per prendere accordi commerciali, concordare prestazioni e scambiare comunicazioni ufficiali. Se gli accordi vengono disconosciuti e, in generale, in caso di controversie, può sorgere il dubbio: la mail ha valore legale?
Nel momento in cui finisce davanti al giudice, una email ordinaria può essere accettata come prova dell’eventuale illecito, o questa considerazione vale solo per la posta elettronica certificata? Vediamo cosa dice la giurisprudenza in materia.
La comunicazione via mail ha valore legale?
Tecnicamente, il valore probatorio delle mail appartiene esclusivamente alla corrispondenza certificata, ovvero ai messaggi scambiati via PEC. Ciononostante, l’acquisizione delle mail tradizionali come prova è ormai largamente accettata. Spetta alla controparte, eventualmente, contestare formalmente il documento, non in termini generici ma motivando le ragioni della contestazione.
Dal punto di vista giuridico, un messaggio di posta elettronica ordinario è considerato un documento informatico. Ciò non significa, però, che sia automaticamente equiparabile a una scrittura privata o che possieda lo stesso valore legale della posta elettronica certificata. In presenza di una firma elettronica digitale o di una PEC, a questo tipo di documento informatico è riconosciuta piena validità. La posta elettronica tradizionale, invece, può rientrare o meno fra le prove accettate a discrezione del giudice. È sua facoltà, infatti, decidere se una e-mail ordinaria, priva di firma avanzata o qualificata possa costituire una rappresentazione rilevante e attendibile di fatti e cose.
Cosa dice la legge?
Per capire se la mail ha valore legale – e che tipo di forza può avere in giudizio – bisogna analizzare il caso specifico. Una mail isolata, senza ulteriori scambi tra le parti – ad esempio, una conversazione via mail scatenata dal messaggio in questione, o uno scambio di SMS – può essere facilmente contestata: non è immediato, infatti, provare il coinvolgimento attivo del mittente e del destinatario. Il mittente, ad esempio, può dichiarare di non aver mai inviato il messaggio e di aver semplicemente subito una violazione dell’account. L’accesso abusivo alle caselle di posta elettronica, del resto, non è un’eventualità così infrequente, pur trattandosi di un reato punibile a norma di legge. Più in generale, la controprova può contestare l’identità del mittente, le tempistiche, l’attendibilità del contenuto e l’effettiva ricezione e lettura del messaggio. Può, nello specifico, contestare il valore degli allegati, la loro integrità e presa visione da parte del destinatario.
Ovviamente è necessario valutare anche il contesto, le eventuali dichiarazioni di testimoni o l’esistenza di altri indizi rilevanti. Rispetto alla circostanza già citata, tutt’altro valore assume una mail seguita da una risposta esplicita o da una comunicazione inoltrata a un altro indirizzo email, ad esempio a un collega informato sui fatti che può offrire la propria testimonianza. In molti casi, riassumendo, la posta elettronica non certificata acquista valore legale grazie al contesto specifico. In assenza di contestazione, si assume che i dettagli riportati nel documento e il suo contenuto siano attendibili.
Che differenza c’è tra email e PEC?
La posta elettronica tradizionale, dunque, rischia di avere un valore probatorio limitato. Più esattamente, qual è il valore legale della pec su mail normale? Nel primo caso il mittente del messaggio viene notificato dell’invio e della ricezione della mail. In questo modo, la PEC diventa una sorta di “raccomandata” con avviso di ricevimento. Questo documento ha piena validità dal punto di vista legale anche se il destinatario non apre il messaggio: ciò che conta, infatti, è l’avvenuta consegna. La pec a posta ordinaria ha valore legale (e viceversa)? Tecnicamente no: il discorso fatto vale solo per lo scambio di email fra due indirizzi PEC. Non è un caso che la posta elettronica certificata sia divenuta obbligatoria per le imprese e per l’invio di comunicazioni nelle Pubbliche Amministrazioni.
Ciò detto, anche le email tradizionali non certificate (o inviate fra indirizzi di diverso tipo) possono essere poste all’attenzione del giudice e influire sulle sue valutazioni. Questo margine di discrezionalità fa sì che il valore legale delle email non sia determinato a priori.
Affidarsi alla consulenza di un’agenzia investigativa permette di avere maggiore forza e di rendere più efficaci le prove e gli indizi raccolti a sostegno della propria posizione. Cosa non secondaria, permette di raccogliere le prove nel rispetto della legge, senza violare la normativa sulla privacy o commettere altre violazioni che possono inficiare la validità della documentazione.
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